Пријава пројекта

Приликом подношења пријаве пројекта Ректорату Универзитета је потребно доставити:

 Пријавни формулар;
 Списак чланова пројектног тима (који морају имати закључен уговор о раду или други радно правни основ ангажовања код реализатора пројекта или Универзитета);
 Сагласност Већа факултета (Већа интердисциплинарних студија) за реализацију пројекта и ангажовање наставног односно административног особља;
 Споразум о заједничком учешћу у реализацији пројекта (потписан од стране руководиоца пројекта, декана и Ректора, уколико се пројекат реализује на факултету, односно руководиоца пројекта и Ректора, уколико се пројекат реализује на Универзитету);
 документа за пријаву прописана од стране Извршне агенције, Националне агенције и/или координатора пројекта, која ће потписати ректор,

Почетак пројекта

На почетку реализације пројекта руководилац пројекта је у обавези да Ректорату Универзитета достави:

 Уговор о финансирању и реализацији пројекта, односно Уговор о партнерству, који ће потписати ректор;
 друга документа прописана од стране Извршне агенције, Националне агенције и/или координатора пројекта.

Отварање подрачуна и обрачун пројекта

Ради отварања подрачуна пројекта неопходно је да руководилац пројеката достави:
 скенирану копију потписаног уговора о финансирању и реализацији пројекта и (уколико је реч о партнерском пројекту) партнерског споразума преведог на српски језик (у складу са захтевом Министарства просвете и Министарства финансија које отвараподрачун);
 Одлуку о обрачунском курсу пројекта која је у складу са правилима датог програма. Уколико програмом није прописан обрачунски курс или начин на који ће се исти одредити, примењује се важећи средњи курс Народне банке Србије на дан исплате.

За пројекте у којима је Универзитет уметности координатор, руководилац пројекта је у обавези да:
проследи скенирани уговор о финансирању и реализацији пројекта партнерским институцијама и Универзитету,
ревидира буџет у складу са одлуком о одобреним средствима за пројекат, о томе обавести партнерске институције и ревидирани буџет достави Универзитету,
припреми и свакој партнерској институцији пошаље партнерски уговор који садржи обавезе партнерске институције и буџет предвиђен за реализацију активности,
на основу потписаних партнерских уговора припреми документе за пренос средстава.

Ангажовање лица на пројекту

За сваког члана пројектног тима неопходно је доставити Универзитету у електронској форми:
  Формулар са подацима о уговарачу
 Копију уговора о раду или другог радно правног основа ангажовања код Реализатора пројекта,
  Годишњу платну листу члана пројектног тима.

Уговор

Уговор о ангажовању између Универзитета и члана пројектног тима закључује се пре почетка ангажовања лица на пројекту, за цео период ангажовања. У зависности од врсте активности, закључују се Уговор о делу или Уговор о ауторском делу.

---

За потребе исплате сваког појединачног трошка у току периода трајања пројекта, који се исплаћују са наменског рачуна пројекта отвореног на Универзитету, неопходно је правовремено, најкасније 10 радних дана пре датума плаћања, доставити потпуну и уредну документацију, и то према следећим категоријама трошкова:

Плаћање лица ангажованих на пројекту

Хонорари се члановима пројектног тима исплаћују на основу писаног извештаја руководиоца пројекта, на кварталном, полугодишњем или годишњем нивоу,
након реализације одређених активности које су предвижене планом пројекта и уговором о ангажовању лица, у складу са буџетском ставком Staff costs. 
Свакој исплати трошкова ангажовања лица на пројекту претходи достављање следећих докумената:
 Збирни захтев за исплату хонорара;
 Налог за исплату (за појединца коме се исплаћује хонорар);
Timesheet образац који је прописан програмом финансирања (за појединца коме се исплаћује хонорар);
 други образсци прописани програмом финансирања – нпр. Convention for Staff Costs, Joint Declaration – (за појединца коме се исплаћује хонорар);
 Извештај о извршеном послу (појединца коме се исплаћује хонорар);
 Докази о обављеном послу и резултатима обављеног посла односно дело које је настало.

У случају да се исплата хонорара врши иностраним експертима доставља се и: 
 потврда о резидентности ПОР-2 оверена од стране надлежног органа државе резидентности;
 инструкције за уплату на лични рачун (издате и одштампане на меморандуму банке). 

Плаћање трошкова пута и боравка

Висина трошкова превоза и боравка одређује се применом износа утврђених међународним општим уговором и анексима уз исти, односно утврђених правилима међународног пројекта. Благовремено пре планираног службеног пута неопходно је доставити следећа документа:

 Захтев за финансирање службеног пута, потписан од стране законског заступника Реализатора пројекта,
 Захтев за пренос средстава.

Одмах након исплате трошкова неопходно је доставити следећа документа:
 Individual Travel Report уредно попуњен и потписан од стране лица које је путовало
 Оверене фотокопије документације која доказује да је трошак настао и друге релевантне документације, и то:
 Одлука о упућивању на службени пут,
 Налог за службени пут,
 Обрачун трошкова за службено путовање у земљи или Обрачун трошкова за службено путовање у иностранству, оверен од стране надлежног лица и печатом Реализатора пројекта,
 Извештај о службеном путу у земљи или Извештај о службеном путу у иностранству, уредно попуњен и потписан,
 Рачуни за трошкове службеног пута које је платио Реализатор пројекта, са припадајућим девизним и динарским изводима из банке (смештај и превоз),
Рачуни за трошкове које је лице само платило у сврху реализације службеног пута (смештај, превоз, обавезно осигурање, виза, итд.),
 Доказ о укрцавању на превозно средство (нпр. boarding pass – карте и сл.),
 Доказ о исплаћеној аконтацији за службени пут и исплати/уплати по коначном обрачуну (девизни и динарски изводи из банке, налог благајне за исплату/уплату),
 Пореске пријаве са пратећим изводима из банке као доказ плаћеног порезa,
други доказ о реализацији и сврсисходности боравка лица на службеном путу.

Подуговарање

Под трошковима подуговарања подразумевају се трошкови услуга које не могу бити реализоване од стране партнера на Пројекту, и то трошкови услуга као што су:
Ангажовање екстерних експерата за потребе евалуације пројекта,
Обавезна екстерна ревизија,
ИТ курсеви,
Курсеви језика,
Штампање, публиковање и дисеминација,
Услуге превођења,
Израда и одржавањe web сајта пројекта,
  Логистичкa подршкa за организацију догађаја у оквиру пројекта.

Сви трошкови подуговарања морају бити наведени и одобрени у пријави пројекта, са јасно назначеним износима и разлогом зашто ове врсте услуга не могу бити реализоване од стране партнера на Пројекту. За све врсте трошкова подуговарања које нису предвиђене и одобрене пријавом пројекта, неопходно је претходно писано одобрење од Извршне агенције. Сваки трошак подуговарања мора бити праћен склапањем уговора са пружаоцем услуге, без обзира на висину износа тог трошка.

Плаћање трошкова подуговарања

За потребе реализације трошкова подуговарања Универзитету је потребно доставити:
Захтев за плаћање рачуна (2 примерка),
Осталу неопходну документацију у зависности од тога да ли се поступак спроводи од стране Универзитета или другог партнера на Пројекту као и од тога да ли се спроводи поступак набавке или поступак јавне набавке конкретне услуге, те која се врста поступка спроводи.

Подуговарање није дозвољено са члановима пројектног тима и партнерима на Пројекту.

Документа и предмети настали из подуговорених активности, морају бити израђени, означени и сачувани у складу са смерницама Извршне aгенције и у сваком тренутку на захтев Универзитета доступни на увид Универзитету, НЕ+ канцеларији, Националним агенцијама задуженим за праћење реализације пројеката, Извршној агенцији или трећим овлашћеним лицима.

Пренос средстава партнерима

За сваки појединачни пренос средстава партнери Реализатору пројекта подносе Request for Payment на основу чега Руководилац пројекта Универзитету доставља  Захтев за пренос средстава партнерима у пројекту

Потврда о пореском ослобађању за обвезнике ПДВ

Набавка oпреме 

За потребе планирања и одабира поступка набавке или јавне набавке, као и врсте поступка набавке или јавне набавке, неопходно је најкасније 2 месеца од датума почетка реализације Пројекта, доставити Универзитету списак врста опреме коју би требало набавити у оквиру реализације Пројекта, са исказаним количинама, појединачном и укупном вредношћу.

Спровођење поступка обједињене набавке/јавне набавке опреме од стране Универзитета

За потребе спровођења поступка обједињене набавке/јавне набавке опреме од стране Универзитета неопходно је правовремено доставити:
Захтев за спровођење поступка на Универзитету,
Детаљну техничку спецификацију, потписану од стране стручног лица и Руководиоца пројекта, која ће укључивати и информације о процењеној вредности набавке/јавне набавке опреме,
Решења о именовању чланова комисије за спровођење јавне набавке (сваки партнер на Пројекту, укључујући и Реализатора пројекта, доноси појединачно решење и доставља у писаној форми на адресу Универзитета),
Друга документа по потреби и у зависности од тога који се поступак спроводи.

По завршеном поступку одабира понуђача, неопходно је доставити:
Детаљну табелу расподеле опреме између Реализатора пројекта и/или Универзитета,
Документацију потребну за спровођење поступка ослобођања од ПДВ-а (предрачун издат од стране одабраног понуђача, превод релевантне документaције оверен од стране судског тумача и друга документа према захтевима надлежне пореске управе),
Захтев за плаћање рачуна,
Захтеве за пренос средстава партнерима на пројекту (3 примерка), уколико је Универзитет координатор Пројекта, са копијама пратеће документације (инструкције за плаћање партнеру на Пројекту издате од стране пословне банке (доставити електронски), уговоре са изабраним понуђачима, предрачуне издате од стране одабраних понуђача, оверене ППО ПДВ обрасце, рачуне издате од стране одабраних понуђача, отпремнице, записнике о пријему опреме).

Спровођење поступка обједињене набавке/јавне набавке опреме од стране другог партнера на Пројекту

За потребе спровођења поступка обједињене набавке/јавне набавке опреме од стране другог партнера на пројекту, неопходно је правовремено доставити:
захтев за именовање члана комисије за спровођење јавне набавке опреме,
детаљну техничку спецификацију опреме која се набавља, потписану од стране стручног лица и Руководиоца пројекта, која ће укључивати и информације о процењеној вредности набавке,
друга документа по потреби и у зависности од тога да ли спроводи поступак набавке или јавне набавке, као и која врста поступка се спроводи,
детаљну табелу расподеле опреме између Реализатора пројекта и/или Универзитета.

За свако иницирање набавке опреме која није предвиђена или се битно разликује од оне која је предвиђена одобреном пријавом пројекта, неопходно је доставити писано одобрење од стране Извршне Агенције (обавезно и у случају суфинансирања и предфинансирања трошкова набавке). Сва опрема набављена у оквиру реализације Пројекта мора бити заведена на Институцији која је крајњи корисник опреме, означена Еразмус + налепницама, израђеним у складу са Правилима програма, и у сваком тренутку на захтев Универзитета доступна на увид Универзитету, НЕ+ канцеларији, Националним агенцијама задуженим за праћење реализације пројеката, Извршној агенцији или трећим овлашћеним лицима.

---

Документи се достављају у електронској форми на имејл адресу projects@arts.bg.ac.rs и у штампаној форми (у 2 примерка) на писарницу Ректората (соба 36).

ажурирано: 9. априла 2021.